在企業(yè)日常管理中，員工違紀(jì)行為時(shí)有發(fā)生，如果處理不當(dāng)，往往就會(huì)引起員工的怠工、向相關(guān)行政主管部門(mén)投訴、或提起仲裁和向法院起訴等行為，進(jìn)而可能會(huì)使企業(yè)受到直接、間接的經(jīng)濟(jì)損失。
所以，如何妥善處理員工違紀(jì)這樣易于引發(fā)勞動(dòng)糾紛的問(wèn)題，是非常重要的，今天我們將與大家分享一些此方面的處理技巧，希望對(duì)大家有所裨益。
處理依據(jù)應(yīng)“有法可依”
如何判斷員工行為是否違紀(jì)呢？除了相關(guān)法律法規(guī)之外，最直接、最主要的判斷標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)然是公司內(nèi)部規(guī)章制度，因此，規(guī)章制度的合法性、合理性以及實(shí)操性在判斷員工是否違紀(jì)及公司有權(quán)對(duì)其作如何處理方面尤為重要，也是公司能否依此向員工主張損害賠償或解除勞動(dòng)合同關(guān)系的關(guān)鍵因素。
法律規(guī)定
《勞動(dòng)合同法》第四條
用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見(jiàn)，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。
在規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定實(shí)施過(guò)程中，工會(huì)或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)?，有?quán)向用人單位提出，通過(guò)協(xié)商予以修改完善。
用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。
規(guī)定解讀
企業(yè)有自己的用工管理自主權(quán)，但需同時(shí)做好相應(yīng)的規(guī)章制度。
相關(guān)規(guī)章制度的制訂除需按照《勞動(dòng)合同法》第四條規(guī)定依法履行民主程序外，還應(yīng)依法向勞動(dòng)者告知或公示，并注意保留履行民主程序及告知的相關(guān)證據(jù)，否則根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，日后發(fā)生糾紛時(shí)，該等規(guī)章制度將對(duì)違紀(jì)員工沒(méi)有法律約束力。
此外，更重要的是，規(guī)章制度內(nèi)容要明確、具體、合法、合理，并具備可操作性(即根據(jù)不同行業(yè)、不同部門(mén)、不同崗位的實(shí)際情況及特性制訂不同的管理制度，并做到細(xì)化和量化的標(biāo)準(zhǔn))，對(duì)于相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定的諸如“嚴(yán)重”、“重大”有明確量化。
操作建議
當(dāng)發(fā)現(xiàn)員工出現(xiàn)違紀(jì)行為時(shí)：
1、首先，應(yīng)注意核實(shí)是否有員工違紀(jì)的相關(guān)證據(jù)，如否，需先進(jìn)行相關(guān)證據(jù)的搜集，并且及時(shí)將證據(jù)保留存檔，為將來(lái)產(chǎn)生損害賠償或解除勞動(dòng)合同關(guān)系等提供證據(jù)支持；
2、其次，查看相關(guān)規(guī)章制度或管理規(guī)定，以確定是否具備可對(duì)該員工該等行為進(jìn)行處罰的相關(guān)“依據(jù)”（前提是該等規(guī)章制度必須依法履行了民主程序并向勞動(dòng)者進(jìn)行了告知）；
3、如沒(méi)有相關(guān)規(guī)章制度“依據(jù)”，需進(jìn)一步核實(shí)是否具備相關(guān)法律法規(guī)“依據(jù)”。
綜上，當(dāng)員工出現(xiàn)違紀(jì)行為時(shí)，企業(yè)首先要做的，應(yīng)該是確定是否“有法可依”，即是否具備對(duì)該違紀(jì)員工進(jìn)行處罰的相關(guān)法律依據(jù)或規(guī)章制度依據(jù)，這是前提。
處理方式應(yīng)“先禮后兵”
為避免矛盾激化而導(dǎo)致更高的風(fēng)險(xiǎn)，處理違紀(jì)員工時(shí)，要先經(jīng)過(guò)調(diào)查、訪談，以判定員工是否有過(guò)錯(cuò)，是否構(gòu)成違紀(jì)。在經(jīng)過(guò)調(diào)查確定員工構(gòu)成違紀(jì)并決定對(duì)員工做出處理時(shí)，建議先由相關(guān)責(zé)任人和員工做一次面談，將處理決定和理由向其作充分說(shuō)明。
面談注意事項(xiàng)
1、在與違紀(jì)員工面談時(shí)，可先肯定違紀(jì)員工的優(yōu)點(diǎn)，從而引出其缺點(diǎn)與錯(cuò)誤所在，并且加以批評(píng)教育；
2、在指出違紀(jì)員工錯(cuò)誤行為時(shí)，要有相關(guān)的事實(shí)證據(jù)或理由及相關(guān)法律、規(guī)章制度依據(jù)，以讓其心服口服；
3、要注意防止員工因情緒激動(dòng)當(dāng)場(chǎng)撕毀相關(guān)證據(jù)，故面談時(shí)不要向違紀(jì)員工提供證據(jù)原件；
4、注意選擇面談的時(shí)機(jī)，控制談話(huà)的過(guò)程，和控制時(shí)間及注意員工的情緒，最大化地避免矛盾激化；
5、面談時(shí)要努力傾聽(tīng)對(duì)方并做出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)，但不要輕易做出任何非面談人職責(zé)范圍內(nèi)的承諾或確認(rèn)；
6、需注意避免員工就面談內(nèi)容進(jìn)行錄音，對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行拍照。
事件調(diào)查
在對(duì)員工違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查分析時(shí)，要通過(guò)多渠道調(diào)查了解真實(shí)情況，必要時(shí)建議由相關(guān)證明人就其陳述內(nèi)容進(jìn)行書(shū)面確認(rèn)。同時(shí)，還應(yīng)注意給當(dāng)事人機(jī)會(huì)以說(shuō)明經(jīng)過(guò)原委，給予其申訴辯白的機(jī)會(huì)，并盡量要求其出具書(shū)面確認(rèn)文件。對(duì)于不是很配合的違紀(jì)員工，可考慮對(duì)其進(jìn)行電話(huà)錄音。
綜上，在對(duì)員工違紀(jì)處理時(shí)，為了避免在日后雙方產(chǎn)生糾紛時(shí)，企業(yè)處罰依據(jù)合法條件缺失、違紀(jì)證據(jù)不充分等問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在日常管理過(guò)程中設(shè)置詳細(xì)有效的規(guī)章制度，并且依法予以公示；對(duì)違紀(jì)處理程序形成可行性的書(shū)面文件；并保留相關(guān)證據(jù)，以實(shí)現(xiàn)公司的高效管理，并控制企業(yè)的用工風(fēng)險(xiǎn)。